Le 17 octobre 2018,

Une étude mondiale menée par American Express Global Business Travel a révélé que les voyageurs d’affaires ont besoin de plus d’encadrement dans la réservation de leurs déplacements professionnels. Si une grande majorité des voyageurs d’affaires reconnaissent la valeur des voyages pour travail, un pourcentage variable hésite à se conformer aux politiques de la société en matière de déplacements.

Par soucis de budget, les voyageurs vont réserver eux même  sans flexibilité et donc faire perdre beaucoup d’argent à l’entreprise à la fin de l’année. En effet, en cas d’un vol annulé par exemple, si vous avez réservé les options les moins chères sans veiller aux conditions d’annulation, vous perdez aussi votre nuit d’hôtel et possiblement votre location de voiture.

Les voyageurs d’affaires pensent être les mieux placés pour faire leurs réservations en négligeant parfois certaines évidences, comme le fait qu’ils ne sont pas des agents de voyages! Afin de rationaliser les dépenses et réservations en matière de voyages, les entreprises définissent des politiques qui ne sont pas systématiquement respectées par les employés. Au delà de la perte d’argent, c’est la sécurité de l’employé qui peut être en jeu si de mauvais choix sont faits.

Patrick Doyle, vice-président et directeur général d’American Express GBT pour le Canada, partage ses conseils pour être certain de la conformité de vos réservations pour les voyageurs d’affaires.

1)Prenez le temps de comprendre le profil du voyageur d’affaires et la politique de l’entreprise afin de répondre à ses besoins

Cela peut sembler simple, mais il existe plusieurs profils de voyageurs d’affaires et les politiques de voyage mises en place peuvent être différentes d’une entreprise à l’autre. En tant que fournisseur de services, on ne peut pas toujours se fier au voyageur d’affaires. De nombreux facteurs poussent les voyageurs d’affaires à réserver hors des politiques de l’entreprise. Il est essentiel de comprendre l’état d’esprit et les besoins du voyageur dans son entreprise pour garantir la meilleure réservation possible et optimiser toutes les solutions proposées aux voyageurs.

2) Une mauvaise communication est souvent responsable de la “non-conformité” des réservations

Le récent rapport de recherche de GBT sur le comportement du voyageur d’affaires a révélé que la mauvaise communication au sein de l’entreprise était un problème clé dans la non conformité des réservations. Les voyageurs ne sont pas familiarisés avec les politiques de leur entreprise ou même au courant de l’existence de ces politiques. Le rapport a également mis en évidence un nombre élevé de réservations effectuées qui étaient non conformes et qui auraient été tout de même faites pour de «bonnes raisons».

Le rapport a également révélé que de nombreux voyageurs ne croyaient pas que leurs employeurs prenaient en compte leur bien-être et leur sécurité lorsqu’ils se déplaçaient pour affaires.

L’éducation est la clé! Si les voyageurs d’affaires ne savent pas quels outils sont disponibles, ils seront tentés d’opter pour des outils de réservation en ligne, qui sont moins préférables. Cela pourrait entraîner des pertes d’argent pour l’entreprise ainsi que des risques pour la santé et la sécurité du voyageur.

3) Se faire référencer dans la base de donnée des partenaires

Cela contribuera à économiser du temps! Si vous êtes une agence de voyages, fournissez les bons outils à l’entreprise afin que les employés puissent vous contacter facilement.

4) Communiquer souvent et efficacement

Les communications doivent être rapides et via les bons canaux: par SMS, courrier électronique, plateformes de médias sociaux? Prévoyez des rappels aux moments opportuns pour les réservations d’hôtel, les transferts, ect.

5) Analyser les comportements des employés dans les réservations de voyages d’affaires

Une entreprise doit porter une attention particulière à la veille stratégique. L’analyse des réservations pour les déplacements d’affaires aident non seulement à identifier les messages à communiquer aux employés mais surtout à mettre en lumière les mauvaises pratiques de vos voyageurs. Cela permet également d’identifier les meilleurs partenaires pour répondre aux besoins de vos réservations.

QUELQUES CHIFFRES ET HABITUDES DES VOYAGEURS D’AFFAIRES QUÉBÉCOIS

Extrait de l’étude menée par Claude Péloquin, de Veille Tourisme

Les voyageurs d’affaires québécois partent plus longtemps en moyenne pour leurs déplacements d’affaires que les autres Canadiens. Les hôtels dominent encore très largement le marché en dépit de la croissance de l’offre d’hébergement alternatif de type Airbnb.

Plus de 3,2 millions de Canadiens ont réalisé un voyage d’affaires au cours des 12 derniers mois. Les hommes sont encore fortement surreprésentés : ils constituent 71 % de ce marché. Il s’agit d’une clientèle plutôt aisée alors qu’une majorité (54 %) déclare un revenu annuel pour le ménage supérieur à 100 000 $.

Le nombre de voyageurs d’affaires québécois ne représente que 14 % de l’ensemble des voyageurs canadiens (voir le graphique 1). Le plus fort contingent provient de l’Ontario avec 44 % du total.

En regardant de plus près le foyer d’origine de la clientèle québécoise, on remarque que la grande région de Montréal accapare 53 % du marché avec 233 000 personnes. Le marché de la ville de Québec équivaut à 54 000 personnes, soit 12 % des Québécois, et celui de la région de Gatineau compte pour 30 % avec 133 000 voyageurs d’affaires.

Ce sont d’ailleurs les Québécois qui sont les plus susceptibles d’effectuer de longs voyages d’affaires. Plus de 16 % de leurs déplacements durent plus d’une semaine. La moyenne canadienne se situe à 11 % à cet égard.

OÙ VONT-ILS POUR AFFAIRES QUÉBÉCOIS ?

OÙ DORMENT LES CANADIENS ?

(Source: GBT / American Express ; Veille Tourisme)