[Agents extérieurs] Comment faire son rapport d'impôts?

L’arrivée du printemps est une bonne nouvelle pour la plupart d’entre nous, mais fait parfois grincer des dents : cela signifie que le temps de produire les rapports d’impôts arrive à grands pas! Le casse-tête des impôts touche particulièrement les conseillers en voyages externes, qui, souvent, se retrouvent avec le titre de travailleurs autonomes en plus d’être considérés comme salariés dans le cadre de leur emploi principal.

Comment démêler le tout et s’assurer de produire un rapport en bonne et due forme, qui vous sera profitable tout en demeurant dans les règles? Profession Voyages a mené l’enquête pour vous simplifier la vie! Que faut-il déclarer et comment réduire ses impôts?

Saviez-vous que le système de points Star de Sunwing n’est pas imposable alors que d’autres récompenses peuvent l’être? Comment faire pour vos frais kilométriques?

1. Ce que l’agence devrait vous fournir

Avant toute chose, il est nécessaire d’avoir en main tous les documents qui doivent être produits par l’agence. Ils seront nécessaires à la réalisation de vos rapports d’impôts, que vous décidiez de les faire vous-mêmes ou de faire appel à un comptable. Les documents obligatoires sont les suivants :

Un rapport détaillé des commissions qui vous ont été versées pendant l’année dont le total des commissions doit figurer sur un feuillet T4A au fédéral et un Relevé 1 au provincial ;
La déclaration des conditions de travail (fédéral) et la déclaration des conditions générales d’emploi (provincial) complétées et signées par le propriétaire de votre agence.

Sachez que les déclarations des conditions de travail (fédéral) et des conditions générales d’emploi (provincial) serviront à justifier vos dépenses reliées à votre travail, le cas échéant.

2. Les documents que vous devez vous procurer

La vente de voyages vient avec plusieurs petits avantages, la plupart étant imposables. Si vous avez gagné des points Bonbons, de Transat, vous aurez accès à un feuillet dans votre compte en ligne. Il en est de même pour les récompenses offertes par TravelBrands – un feuillet est disponible dans votre compte en ligne de points Fidélité, sous l’option “Documents”. Notez que le système de points Star de Sunwing n’est pas imposable. De façon générale, les compagnies qui produisent un relevé pour vous, suite à l’obtention de récompenses, vous avisent par courriel dès que les documents sont prêts à être téléchargés.

3. Bureau à domicile

C’est un fait : vous travaillez généralement chez vous, dans le confort de votre bureau. Bien que la plupart de vos dépenses reliées à l’achat de matériel puissent être déductibles (toujours sous certaines conditions), vous ne pouvez pas nécessairement déduire les dépenses telles que l’électricité et les assurances habitation. Les conditions à remplir pour déduire de telles dépenses sont très strictes et ne s’appliquent qu’à quelques situations. Pour que ces dépenses soient admissibles, votre bureau à domicile doit être votre lieu de travail principal (plus de 50% du temps) OU vous servir à recevoir des clients de façon régulière et continue. Comme l’Office de la Protection du Consommateur ne permet pas aux agents externes de recevoir des clients à la maison, il vous faudra donc remplir la première condition. Si vous avez un autre emploi en plus d’être conseiller externe, vous devez donc être en mesure de prouver que vous passez plus d’heures à travailler en tant que conseiller qu’à votre autre emploi.

4. Kilométrage et déplacements

Vous êtes appelés à vous déplacer dans le cadre de vos fonctions : formations, rencontres de clients à leur domicile ou ailleurs, etc. En tant que travailleur autonome, il faudra donc tenir un registre des déplacements effectués avec votre véhicule. Le nombre de kilomètres parcourus en lien avec votre travail peut alors être soumis en tant que dépense déductible, à raison de 0.55$ pour les premiers 5000 km puis de 0.49$ pour les kilomètres additionnels. C’est payant de comptabiliser ses déplacements! Vous pourriez aussi choisir de garder vos reçus d’essence et autres dépenses reliées à votre voiture, elles seront admissibles au prorata de son utilisation pour votre travail. Comme on ne peut utiliser les deux méthodes (kilométrage ou dépenses), il vous faudra voir à la fin de l’année laquelle est la plus avantageuse pour vous.

Quant aux repas, les mêmes règles que pour tout travailleur autonome s’appliquent. Dans la limite du raisonnable, 50% du montant dépensé pour les repas au restaurant avec un client ou un représentant.

5. Autres dépenses admissibles à inclure dans vos rapports d’impôts

Matériel de bureau tel que des feuilles, de l’encre pour votre imprimante (impression des documents électroniques), crayons, fournitures pour livrer les billets aux clients, cartable, rangement pour fiches clients, etc.
Vos dépenses publicitaires : publicité sur votre voiture (si vous l’avez payée), frais d’impression d’affiches, de cartes d’affaires, de dépliants, publicité web telle que les publications sponsorisée sur Facebook, etc.
Cotisation : votre certificat de conseiller en voyages est une dépense admissible!
Formation : les éducotours, si payés de votre poche, peuvent être inclus dans vos rapports de dépenses. Il en est de même pour les formations payantes.
Services : vos dépenses encourues pour Internet et téléphone sont admissibles au prorata de votre utilisation pour le travail (sauf pour les appels longues distance, admissibles à 100%). Et… n’oubliez pas d’inclure les honoraires professionnels payés afin de produire vos déclarations de revenus ;)

TÉMOIGNAGE

Pour finir, France Brunet, elle-même conseillère en voyages externe depuis plusieurs années ainsi que comptable de métier (Responsable de dossiers en cabinet [BAA]) vous rappelle que “Le plus important est de toujours de garder en tête que vos dépenses doivent être réalistes au prorata des ventes commissionnables effectuées. Pour les frais de déplacements, les formations, les éducotours, il est TRÈS IMPORTANT d’avoir une preuve à l’appui de ces dépenses. Par exemple, avec l’agence où je suis affiliée, lors des formations internes, notre aimable propriétaire nous signe un document faisant foi du lieu, de la date de la formation et d’un bref aperçu du contenu ou tout simplement un titre assez explicite. Pour les présentations grossistes, conservez vos confirmations d’inscription. En aucun cas, les dépenses ne peuvent dépasser les revenus. J’ajouterais qu’en cas de doute, il serait judicieux de se renseigner auprès d’un professionnel en comptabilité.”

Nos conseils se basent sur des informations vérifiées auprès d’un professionnel et des textes de lois.

Source: Gitane Charron pour Profession Voyages