Karine Phaneuf Fondatrice de mariage sur la plage Lire plus d’articles de Karine

La Saint-Valentin arrive sous peu… Dans quelques semaines à peine, nous vivrons le mois de l’amour. Des roses, des p’tits cœurs à la cannelle (menoum menoum), des restaurants bondés d’amoureux… Février est le mois le plus populaire pour les demandes en mariage (avec la période de Noël) et le fait que nous y entrons dans quelques jours m’amène à vous parler de ma plus grande passion: les mariages à destination. Et surtout, comment faire de cet événement au soleil une grande réussite pour qu’il soit gravé à jamais dans votre mémoire et dans celle de vos invités.

1. ENGAGEZ UN CONSEILLER EN VOYAGES SPÉCIALISÉ EN MARIAGES

Une des toutes premières étapes, lors de votre planification de mariage, est de dénicher votre conseiller en voyages, idéalement spécialisé en mariages à destination. Pourquoi? Parce que ce dernier maîtrise bien tout ce qui englobe les groupes voyage et ajoute à son expertise toutes les connaissances liées au mariage à destination. Donc, le fait de faire équipe avec un conseiller expert dans ce créneau vous enlèvera beaucoup de stress et vous permettra sans doute aussi d’obtenir plusieurs références (anciens mariés du Sud). Suivez-nous sur Profession Voyages et vous y verrez, dans les prochains mois, quelles sont les questions à poser à un conseiller pour s’assurer de faire le bon choix.

2. PARLEZ DE VOTRE ÉVÉNEMENT À TOUS

Oui, bien sûr, vous utiliserez sans doute les modes traditionnels pour annoncer votre événement à vos proches (« save-the-date » et invitations par la poste). Mais n’hésitez pas à utiliser plusieurs autres modes de transmission d’information afin de faire parler de vous et de votre événement.

Les sites web de mariages (certaines agences de voyages l’offrent gratuitement) sont une bonne façon de diffuser de l’information statique. Tandis que les groupes et évènements Facebook (que j’apprécie vraiment beaucoup) sont une méthode qui, non seulement vous permet de diffuser de l’information, mais aussi et surtout, de créer une ambiance, un « happening » au fil des mois à venir. Les invités ne se connaissant pas tous entre eux, cela créera sans doute des liens d’amitié et ce, avant même le départ. Alors, n’hésitez pas à « faire du bruit ». Vous y verrez une belle différence sur l’ambiance qui règnera sur place, à destination.

3. GÂTEZ VOS INVITÉS

Vos invités déboursent une somme monétaire très importante pour assister à votre mariage. Beaucoup plus que si votre événement avait eu lieu au Québec. Alors, n’hésitez surtout pas à les gâter le plus possible. Bien sûr, les futurs mariés n’ont pas tous le même budget. Mais tentez de créer de belles petites attentions pour vos invités et ce, tout en respectant votre budget… Ça peut simplement être une petite lettre d’accueil personnalisée… ou des sacs à surprises pour les enfants présents…

4. PRÉVOYEZ DES PLANS B 

Une planification parfaite d’événement implique toujours la mise en place d’un plan B et parfois même d’un plan C… Demandez à votre conseiller en voyages spécialisé quels sont les plans B en cas de mauvaise température. En cas de pluie ou de forts vents, où se tiendra la cérémonie?

Peut-on toujours la faire à l’extérieur à l’abri ou bien l’événement aura lieu dans une salle de conférence à l’intérieur de l’hôtel (bref, entre quatre murs fermés)? Quel est le plan B, si un membre de la famille du couple est sérieusement malade (ou blessé) le jour du mariage… Peut-on reporter l’évènement? Le fait de connaître les options de ces « plans B » pourrait diminuer de beaucoup votre niveau de stress lié à l’inconnu.

5. ENJOLIVEZ VOTRE SEMAINE À DESTINATION

Toujours dans le but de faire plaisir à vos invités et de faire de la semaine entière un moment mémorable, n’hésitez pas à organiser des événements dont la participation sera tout à fait volontaire. Certains invités pourraient avoir des attentes face à cela… et d’autres pourraient vouloir tout simplement se reposer. Donc, le fait de présenter quelques options très variées durant la semaine démontrera à vos invités que vous souhaitez leur bonheur. Cela pourrait être l’organisation de 5 à 7, de soupers de groupe, d’excursions à l’extérieur de l’hôtel, de jeux compétitifs sur la plage, de rallyes photos, de chasses aux trésors, etc.

6. PRÉVOYEZ LES FRAIS ADDITIONNELS

Encore une fois, le fait de faire équipe avec un conseiller en voyages expert en mariages à destination pourrait vous éviter de mauvaises surprises quant aux frais additionnels que pourrait vous charger l’hôtel une fois sur place. Avez-vous des frais à payer si vous avez votre propre photographe (embauché hors hôtel à destination ou encore faisant partie du voyage)? Avez-vous des frais pour la distribution de petits cadeaux dans chacune des chambres de vos invités? Avez-vous des frais pour l’installation de vos propres décorations? Etc…

7. INTÉGREZ DES TRADITIONS LOCALES

Ne serait-il pas pertinent et intéressant d’inclure dans votre mariage des éléments propres à la culture locale? Quelles sont les traditions de mariage au Mexique, en République dominicaine ou à Cuba?

Êtes-vous en mesure de pouvoir intégrer un élément de ces dernières dans votre propre événement? Si cela n’est pas possible pour différentes raisons, peut-être pourriez-vous les expliquer dans un petit cahier à chacun de vos invités?

8. RESTEZ ZEN

Je le sais, ce n’est pas toujours évident… Mais tentez de rester le plus zen possible. Gardez en tête que vous avez tout fait (conjointement avec votre conseiller en voyages) pour faire de cet événement un événement mémorable et à votre image.

Mais gardez aussi en tête que, dans la vie, il peut survenir des événements qui n’ont pas été prévus, car ils sont vraiment hors de notre contrôle. Il faut donc tenter de rester le plus zen possible face à cela… et de rire des situations les plus loufoques qui pourraient survenir pendant votre événement. Bien souvent, ce seront ces petits imprévus qui créeront de belles anecdotes au retour. Anecdotes qui seront souvent racontées année après année lors des réunions du temps des fêtes!