12 avril 2021 – Cinq minutes ont suffi à Lise Archambault pour quitter un webinaire.

En effet, cette conseillère en voyages d’Ottawa, qui travaille pour le Algonquin Travel & Cruise Centre – TravelPlus, n’a même pas tenu assez longtemps pour assister au début de la séance. Elle était tellement choquée par les présentateurs qui parlaient avec leur micro « ouvert » d’une question médicale privée qu’elle s’est sentie obligée de se déconnecter avant même qu’ils ne commencent.

« Je les entendais parler entre eux et je leur ai envoyé un message dans la boîte de discussion pour leur dire qu’ils n’étaient pas muets et que nous pouvions tous les entendre », raconte-t-elle à notre rédaction. « Soit ils ne l’ont pas vu, soit ils l’ont ignoré. Comme ils ont continué leur conversation, je me suis sentie extrêmement mal à l’aise et j’ai quitté la séance. »

Pour Lise Archambault, qui participe à pas moins de 10 webinaires par semaine, ces présentations en ligne se sont avérées essentielles tout au long de la pandémie, surtout maintenant que les réservations de voyages recommencent à reprendre. Faisant état de son besoin de « voir ce qui est en cours, quels documents sont requis et surtout quels protocoles sanitaires sont mis en place dans les différentes destinations », les webinaires sont un moyen pertinent pour Lise Archambault de se tenir informée d’une situation qui évolue rapidement afin de pouvoir, à son tour, aider ses clients à planifier leurs futurs voyages.

Mais, ayant assisté à un bon nombre de séances Zoom, Lise Archambault a également relevé plusieurs erreurs et mauvaises techniques de présentation qui peuvent transformer instantanément un webinaire en un véritable fiasco. Elle se souvient d’un présentateur qui prononçait « quatre à huit “euh” par phrase », ce qui, selon elle, est un signe de manque de préparation, et d’un autre qui n’arrêtait pas d’appeler les spectateurs en anglais “you guys“, une formule de salutation informelle et masculine qui a immédiatement fait Lise Archambault se déconnecter.

Les retards sont également fréquents, ajoute-t-elle, tant chez les présentateurs que chez les téléspectateurs.

« Je me suis connectée deux fois cette semaine à un webinaire sur les croisières et le présentateur avait cinq minutes de retard les deux fois », raconte Lise Archambault. « Ce qui me rend également folle, c’est lorsque l’hôte attend cinq ou dix minutes de plus pour donner à tout le monde la possibilité de se connecter. Pourquoi pénalisez-vous tous ceux d’entre nous qui étaient ponctuels ? C’est ridicule et c’est une perte de temps précieux ».

Lise Archambault applaudit toutefois les prestataires qui, selon elle, font bien les choses, avec des webinaires professionnels, engageants et ponctuels.

« Les webinaires bien préparés et répétés sont les meilleurs – ils vont droit au but », ajoute-t-elle. « J’aime quand les animateurs demandent aux participants de garder leurs questions pour la fin. Et je veux absolument connaître les sujets à l’avance. Parfois, les présentateurs envoient des annonces accrocheuses pour dire qu’ils ont des nouvelles incroyables à partager, mais cela finit par être une perte de temps totale. Les webinaires ne devraient jamais durer plus de 30 minutes, avec 10 minutes pour les questions-réponses. Il est aussi important d’améliorer son webinaire. »

Les conseils d’une experte

Tout cela peut sembler n’être que l’opinion personnelle d’une agente, cependant, selon Lindsay Leese de PitchCraft Presentation Coaching and Training, les observations de Lise Archambault sont tout à fait pertinentes. Comédienne professionnelle ayant fait ses débuts sur la célèbre scène de Second City à Toronto il y a 35 ans, Lindsay Leese a bâti toute sa carrière sur l’art de la performance, en animant des ateliers d’entreprise et en présentant des exposés sur la façon dont l’improvisation peut être un atout dans la vie et le travail. La majorité de ses clients sont des conférenciers d’affaires, des modérateurs internes, des experts, des membres d’un panel, des représentants commerciaux et des entrepreneurs, qu’elle a tous aidés à développer un « état d’esprit de présentateur ».

Constatant un nombre de webinaires significatif au cours de l’année dernière, la pandémie ayant imposé des mesures de distanciations sociales et de confinement, Lindsay Leese affirme que, bien qu’il soit de la plus haute importance de rester visible pour ses clients, « la manière dont vous le faites » peut faire toute la différence entre gagner et perdre des relations.

« Les bons webinaires aident votre entreprise, les mauvais webinaires ne le font pas », dit Lindsay Leese. « Si la question est de savoir comment le bon type de webinaire améliore les relations avec les clients et améliore les entreprises ? La réponse est de savoir si le webinaire fournit aux clients quelque chose qu’ils apprécient ou s’il s’agit en réalité d’un publiereportage servant à la vente des produits de l’organisateur. »

Lindsay Leese rappelle rapidement aux présentateurs qu’un webinaire est comme un « spectacle » et suggère des moyens simples de maintenir l’intérêt des spectateurs. Si les enquêtes, les sondages, les vidéos et les autres médias sont des méthodes d’engagement incontournables, elle estime que le public attend et mérite des éléments plus créatifs pour gagner son attention. Il peut s’agir de partager des faits amusants ou des statistiques surprenantes, de montrer une photo insolite liée à votre secteur d’activité et de demander aux spectateurs de lui donner un titre, d’intégrer une séance d’expression libre et de partage au cours de laquelle les intervenants montrent une coutume du pays ou un objet traditionnel et racontent l’histoire de son origine, et même d’emprunter des idées d’émissions-débat ou de jeux télévisés comme par exemple une liste de 10 faits importants à savoir, des jeux d’association de mots ou des quiz.

D’autres conseils pour les hôtes de webinaires ? Faites appel à des invités intéressants et allez au-delà de votre cercle habituel de contacts, posez des questions à l’auditoire tout au long du webinaire et organisez une table ronde bien animée avec des questions percutantes et une vive interaction, ce qui est facile à réaliser si la réunion est conçue comme un débat mettant en évidence les avantages et les inconvénients.

Et comme Lise Archambault, Lindsay Leese soutient pleinement la notion d’amélioration.

« Commencez fort, mettez vos sujets et intervenants importants en avant au lieu de garder vos sujets les plus intéressants pour la fin. Mieux encore, réduisez la durée de moitié en ne présentant que votre contenu le plus important», dit-elle. « Je crois que le moins vaut le plus. La plupart des spectateurs préfèrent la qualité à la quantité et la majorité des webinaires pourraient facilement être réduits de moitié. Prévoyez moins de présentateurs, moins de vente et plus de contenu qui apporte des idées pertinentes, utiles ou exploitables. »

Image : Lindsay Leese

Nous avons demandé à Lindsay Leese quelles sont, selon elle, les 3 principales erreurs commises par les animateurs de webinaires. Voici sa réponse :

1. Ne pas donner au public ce qu’il veut. « Nous nous connectons aux webinaires pour apprendre quelque chose. Lorsqu’un webinaire donne la priorité à la vente au lieu de fournir des éléments de valeur à l’audience, il envoie le message suivant : nos intérêts sont plus importants que les vôtres. Si vous ne savez pas ce que votre public souhaite apprendre, demandez-lui, tenez-vous au courant de l’actualité et regardez votre propre boîte courriel pour voir à quelles questions vous répondez le plus souvent. Le meilleur contenu est écrit par le public ! »
2. Être ennuyeux. « Les présentateurs ne cherchent pas à être ennuyeux, mais lorsque le stress les incite à contrôler leur prestation de manière trop stricte, la séance devient moins vivante. Efforcez-vous de trouver un équilibre entre être préparé avec des points de parole bien organisés et être suffisamment détendu pour partager votre personnalité et interagir véritablement avec spontanéité. »
3. Ne pas chercher à s’améliorer. « Faites-en un projet de recherche permanent pour découvrir de nouveaux formats et de nouvelles techniques de présentation. Inscrivez-vous à un atelier, profitez des ressources gratuites, puis créez des opportunités à moindre enjeu pour essayer de nouvelles approches. La meilleure façon pour un présentateur d’acquérir des compétences et de la confiance est de s’exercer délibérément et régulièrement. »

Source: Cindy Sosroutomo pour le groupe Travelweek/Profession Voyages

Traduction : Emmanuelle Bouvet